Is uw organisatie kostenefficiënt bezig? Kijk eens goed naar het optimaliseren van de printapparatuur!
Wereldgebeurtenissen, van pandemieën tot politieke onrust, hebben geleid tot wijdverspreide ontwrichting en verstoring van toeleveringsketens en stijgende inflatie. De verwachting is dat bedrijven en organisaties hierdoor de komende jaren nog nauwkeuriger gaan letten op hun kosten. Het beheersen van de printkosten en het efficiënt inzetten van printapparatuur zal daarbij een van de speerpunten zijn.
Bedrijfsleiders zetten zich schrap voor een recessie in 2023. Toch voorspelde onderzoeksbureau IDC in augustus 2022 dat ICT-investeringen in Europa dit jaar nog steeds met 4 procent zullen groeien, hoewel het in juli waarschuwde dat een alternatief "recessiescenario" zou kunnen resulteren in een "bescheiden krimp". Aan de andere kant betekent het tekort aan geschoold personeel dat veel technische marktleiders moeite hebben om functies te vervullen, waardoor hun teams overbelast raken.
Dit kan zeker ook gevolgen hebben voor het beheer van uw printer- en scannerpark. Een van die gevolgen is dat binnen uw organisatie de kosten mogelijk onder een vergrootglas komen te liggen.
Lees het IDC rapport over de prognoses m.b.t Europese ICT investeringen:
IDC zegt dat bedrijven binnen het MKB vaak geen reserves hebben om ze door moeilijke economische tijden heen te loodsen. Het is dus “van cruciaal belang dat ze technologie slim toepassen en focussen op efficiëntie, kostenbesparingen, productiviteit en automatisering. Dit moet snel gebeuren om de huidige economische omstandigheden te doorstaan.” IDC merkte ook op dat kleinere MKB bedrijven minder cloud technologieën gebruiken en meer afhankelijk zijn van fysieke IT, inclusief printers, waardoor ze kwetsbaar zijn voor tekorten.
Lees het IDC blog over de uitdagingen waarmee het MKB wordt geconfronteerd:
Naar het blog
Maar hoe kunnen bedrijven kostenefficiënter omgaan met printen, kopiëren en scannen?
Tijd om uw printkosten te analyseren
Het lijdt geen twijfel dat gedrukte documenten centraal blijven staan bij het overgrote deel van de bedrijven, en dit zal waarschijnlijk niet snel veranderen.
Maar dat betekent niet dat u zich niet hoeft af te vragen of uw bestaande print-, scan- en kopieerapparatuur wel zo kosteneffectief en efficiënt mogelijk werken voor individuele gebruikers en voor de organisatie als geheel.
Als u verder kijkt dan de initiële kosten van uw infrastructuur, is het belangrijk om de volledige impact van het afdrukken van een document in kaart te brengen. Daar komen ook verbruiksartikelen zoals inkt of toner en eventuele servicekosten bij kijken. Die kennis kan worden gebruikt om gebruikers aan te zetten tot kostenefficiënter gedrag, zoals het instellen van dubbelzijdig printen of afdrukken op een lager kwaliteitsniveau.
Dit roept de vraag op of uw hardware zo efficiënt mogelijk wordt gebruikt. Verouderde apparaten geven u mogelijk niet voldoende informatie, in de vorm van rapportages die nodig zijn om effectief uw printerpark te beheren. Daarnaast bieden ze uw medewerkers wellicht niet alle functies die nodig zijn om effectief en productief te werken, terwijl er wel middelen zoals elektra en cartridges worden verbruikt.
Het kan dus zinvol zijn om inefficiënte, moeilijk te integreren apparaten te vervangen door moderne, kosteneffectieve, eenvoudig te integreren printers en scanners die gebruikers wel alle functies bieden die ze nodig hebben.
Wilt u meer weten over kostenefficiënte print- en scanapparatuur, oplossingen en services van Brother? Kijk dan op onze webpagina over Brother en kostenefficiëntie:
Van data naar strategie
Uiteindelijk kunt u beter een meer strategische benadering van kostenbeheer en efficiëntie kiezen. Dit kan gaan om het verplaatsen van apparaten om een efficiënter gebruik te garanderen, het automatiseren van het bestellen van verbruiksartikelen of het benadrukken van verspilling in de vorm van overmatig gebruik van kleur of het onnodig afdrukken op hoge kwaliteit.
En idealiter kunt u de status van uw apparatuur blijven monitoren, zodat reparatie- of onderhoudswerkzaamheden vooraf kunnen worden ingepland en gebudgetteerd. Zo kunt u in de toekomst grotere problemen voorkomen en ervoor kunt zorgen dat uw afdrukapparatuur altijd optimaal werkt, terwijl u ook grip houd op de kosten.
Als uw organisatie nog geen gebruik maakt van een Managed Print Service (MPS) programma, is het heel goed mogelijk dat dit voor uw organisatie dé oplossing biedt om de efficiëntie te verhogen. Een gespecialiseerde IT partner kan u hierin adviseren en uw bedrijf of organisatie een MPS programma op maat aanbieden. Daarnaast kunnen ze de huidige opstelling van uw print- en scanapparatuur beoordelen en daarin eventuele verbeteringen voorstellen. Dit kan zowel liggen in het aanbevelen van passende apparatuur, als een betere workflows om documenten binnen uw organisatie te beheren.
IT specialisten hebben ook de expertise om upgrades, optimalisaties en reparaties uit te voeren, zodat uw team zich kan concentreren op belangrijke werkzaamheden. Ze hebben daarnaast meer kennis van specialistische onderwerpen, zoals beveiliging of het automatiseren van bedrijfsprocessen. Ze kunnen tevens beter inschatten hoe uw printactiviteiten ingepast kunnen worden in een bredere digitale transformatie die leidt tot een grotere productiviteit.
Uiteindelijk opent een Managed Print Service (MPS) programma, eventueel in combinatie met leasing, de mogelijkheid om uw print- en scankosten in de hand te houden of zelfs volledig te voorspellen. Transparantie van de kosten is in tijden van economische tegenwind zeer belangrijk binnen elke organisatie en hier zal in de periode 2023 tot 2026 nog meer nadruk op komen te liggen. Daarom is het zaak om nu uw printerinfrastructuur te optimaliseren, zodat uw bedrijf of organisatie verzekerd is dat er kostenefficiënt wordt gewerkt. Wilt u hierin ondersteuning, neem dan contact op met onze specialisten.
Wilt u meer info over Brother Managed Print Service (MPS), ga dan naar onze MPS pagina:
Brother MPS
Ga voor meer info over Brother apparatuur, oplossingen en services, naar Brother op de werkplek:
